Relatos de experiencias 1: Retrospectivas Inertes
Que es una reunión de retrospectiva?
Las reuniones de retrospectivas son un foro especial y único, donde los miembros de un equipo de trabajo tienen la oportunidad de "echar un ojo" a su pasado más reciente, en relación a su desempeño como grupo de personas con un objetivo de trabajo concreto.Aún cuando sus consignas son claras, y las instrucciones para llevarlas a cabo son simples, por alguna razón no son tan populares.
Muchos equipos las evitan por largos periodos de tiempo, algunos prefieren una comunicación pasiva y habilitan una wiki, por ejemplo, para que cada quien escriba sus asuntos allí, de modo que esos asuntos son contestados por una suerte de "moderadores-pasivos", "gurúes" que responden y "dan soluciones" (cuando les da la gana, el tiempo, o ambas cosas).
Otros directamente no la realizan con el argumento de que "si hay algo para hablar, o mejorar, el foro adecuado sería la Reunión Diaria" (Daily Meeting); Me pregunto quien, tras el trajín del trabajo cotidiano, tiene la facilidad de cambiar su modus-operandis de resolutor de problemas o generador de la solución comprometida, para ingresar en una faceta de reflexión para la mejora continua.
Cuando por fin algunos deciden hacerla, suele ocurrir que ya han dejado transcurrir largos periodos (varios Sprints) y asignan a tan importante actividad un segmento de no más de treinta minutos, con mucha suerte quizás una hora. Algo ridículo si me lo preguntan.
Hablando de experiencias
Noté en muchas de esas reuniones que cierto asuntos cruciales para ser encarados, eran evitados sistemáticamente, especialmente si alguno de ellos conducia cualquier tipo de confrontación de ideas u opiniones diferentes, donde cierta mecánica de poder se veía resentida. En cada oportunidad donde esto se manifestó, fue notable la negación de los llamados líderes (ScrumMaster, BSA, DevArquitects, otros) en invertir el tiempo necesario y suficientes para la reflexión del equipo, lo que coartaba la posibilidad de que las personas se expresen abiertamente en búsqueda de resoluciones.
Por su parte, y tratando de entender el comportamiento de otros actores fuera de los equipos, observé que los managers eran desinterazados, inclusive si de alguno de sus equipos, las acciones surgidas de esas retrospectivas impactara en cierto modo en la mejora contínua de la cuenta, unidad de negocio o inclusive en la companía completa.
Así es como concluí que tales reuniones, hechas de éste modo, sin educación, sin soporte de la alta gerencia, con mezquindad de los líderes, son simplemente Retrospectivas Inertes que no debieron existir sin la moderación adecuada por parte de alguien que realmente supiera como hacerlo.
Por qué muchos equipos evitar las retrospectivas?
Aquí están algunas de las preguntas que habitualmente vinieron a mi conciencia cada vez que un proyecto culminó:
- ¿Será que la reunión es menospreciada por éste equipo en particular?
- ¿Será que la reunión carece de valor o razón de ser para la organización, más allá de cada equipo?
- ¿Será quizás que nadie supo como sacarle provecho jamás?
- ¿Habrá tenido algo que ver "la cuestión cultural" con que éstas reuniones fracasen?
- ¿Faltó un moderador experimentado?
- ¿Es posible que para una retrospectiva el equipo completo deba ser educado en técnicas particulares?
- ¿Sería suficiente contar con buenas técnicas, o se requerira de otros elementos también?
Después de varios años y de haber participado en muchos proyectos, ya como líder de equipo, como scrum master y hasta como project manager, las respuestas aparecen resaltadas y aparentemente con una lógica sencilla de interpretar.
Vi los síntomas que se activan como información genética de un sistema inserto en la médula de los equipos (todos).
Estos genes de equipo parecen conformar un cuerpo funcionalmente activo, que vive a través de un espíritu que denota el "estilo" de cada equipo; no solo me refiero al modo de trabajo, sino a las líneas de pensamiento, comportamientos y por ende acciones que de allí pueden surgir, posiblemente.
De a poco y por los síntomas que ahora me parecen claros, me doy cuenta que en nuestra cultura laboral no se considera importante hacer una Retrospectiva de Sprint. Si todo fue mal, ¿quien no querría indagar cuáles fueron los problemas, descubrir las causas y establecer soluciones?. Si todo fue bien, ¿quien no querría saber por que, y ayudar a que tal éxito se vuelva a manifestar?
Lo que pasa es que hablando de estilos de pensamiento y vida, en un dejo de individualismo, quienes toman decisiones sacan conclusiones en solitario, sin el consenso de nadie o entre pocos, sin el análisis del todo. Así, equivocadamente apuntan a los individuos como responsables de una falla que a éstos les antecede y supera. Un síntoma claro es cuando tales personas "a cargo de", no logran los resultados soñados (¿esperados?), y se los tildan de inhábiles (las personas inadecuadas), cuando en realidad, mucho de todo a tenido que ver con malas decisiones a los "apurones" y solicitudes sin fundamento para el éxito.
Por lo que es fácil darnos cuenta que aún cuando por alguna razón, se decidió utilizar un marco de trabajo como Scrum, poco importa un espíritu verdaderamente agilista.
Buscando algunas respuestas a las preguntas de arriba, descubrí que si hace falta entrenamiento en técnicas particulares para facilitar (no moderar) reuniones de retrospectivas, como hacen falta otras habilidades para las reuniones diarias también.
Alineado con ésta afirmación que hago, debo decir que hace tiempo atrás logré valorar la figura del "facilitador", aquél que conjuga principios y valores adoptados no sólo por su curiosidad, lectura y aprendizaje teórico, sino que también goza de una experiencia que acumula aciertos y yerros a lo largo de los proyectos.
Un facilitador en Agile puede ser un coach (aquel que ayuda a encontrar el camino con preguntas y no sesga el cambio), pero en un equipo de trabajo debe ser un mentor, una persona que conoce el horizonte y guía con acciones concretas hacia el.
Pero un mentor sólo tiene vida si en la empresa hay un espíritu de innovación y cambio que le habilite a trabajar con sus herramientas, más los principios y valores insertos en su información genética.
Entonces la reunión de retrospectiva en una organización con ésta mentalidad, es una reunión que generará cambios necesariamente. El equipo se alimenta de la experiencia grupal, aprende a tomar decisiones de las tomas de decisiones consensuadas, entiende el riesgo como algo que compromete a todos y "se hace responsable de" sin importar que individuo esté con la tarea en particular.
Todo resulta dramáticamente mejor cuando la organización valora éstas reuniones, y aprende técnicas para que ellas ocurran y generen información útil. Entonces las personas que la alientan no tienen miedo al descubrimiento de los problemas y están dispuestos a accionar para mejorar.
Personas que alientan las retrospectivas, no le temen tampoco a la confrontación constructiva, ni son demandantes, ni son dominantes, son personas que desean realmente ser lo mejor de lo mejor en un futuro cercano.
Tags : agile relatos de experiencias restrospectivas reuniones
Javosantillan
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